Việc chọn mua máy photocopy phù hợp với nhu cầu sử dụng là điều rất quan trọng, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi chọn mua máy photocopy:
1. Nhu cầu sử dụng:
- Khối lượng in ấn: Bạn cần xác định số lượng bản in trung bình mỗi ngày, mỗi tháng để chọn máy có công suất phù hợp.
- Chức năng: Bạn cần những chức năng nào ngoài việc photo như in, scan, fax, kết nối mạng...?
- Kích thước bản in: Bạn cần photo khổ giấy A4, A3 hay A0...?
- Loại mực in: Máy photocopy sử dụng mực in đen trắng hay màu?
2. Tốc độ in:
- Tốc độ in được tính bằng số lượng bản in mỗi phút (ppm).
- Nhu cầu in ấn cao nên chọn máy có tốc độ in nhanh.
3. Khả năng lưu trữ:
- Dung lượng ổ cứng lưu trữ ảnh scan, tài liệu.
- Nhu cầu lưu trữ cao nên chọn máy có dung lượng ổ cứng lớn.
4. Kích thước và trọng lượng:
- Chọn máy có kích thước phù hợp với diện tích văn phòng.
- Máy photocopy có trọng lượng lớn nên cần có vị trí đặt cố định.
5. Thương hiệu và giá cả:
- Lựa chọn thương hiệu uy tín, có chế độ bảo hành tốt.
- Chọn máy có giá cả phù hợp với ngân sách.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Chi phí mực in: Chi phí mực in là một khoản chi phí đáng kể khi sử dụng máy photocopy. Nên chọn máy có chi phí mực in hợp lý.
- Độ bền và tuổi thọ máy: Nên chọn máy có độ bền cao và tuổi thọ lâu dài.
- Dịch vụ bảo hành và sửa chữa: Nên chọn nhà cung cấp có dịch vụ bảo hành và sửa chữa tốt.
Dưới đây là một số gợi ý về cách chọn máy photocopy cho các nhu cầu khác nhau:
- Văn phòng nhỏ: Nên chọn máy photocopy có tốc độ in từ 20-30 ppm, chức năng cơ bản như photo, in, scan.
- Văn phòng lớn: Nên chọn máy photocopy có tốc độ in từ 40-50 ppm, chức năng đa dạng như photo, in, scan, fax, kết nối mạng.
- Cửa hàng dịch vụ in ấn: Nên chọn máy photocopy công nghiệp có tốc độ in cao trên 60 ppm, chức năng đa dạng và có khả năng in ấn số lượng lớn.
