Máy Photocopy là thiết bị đắt tiền. Vì thế việc tìm hiểu cặn kẽ về máy photocopy sẽ giúp Quý Khách mua được máy photocopy đáp ứng đúng nhu cầu công việc và tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

 Xác định công suất máy photocopy

Quý khách cần xem nhu cầu và khả năng sao chụp máy photocopy hàng tháng nhiều ít, để chọn ra một chiếc máy có công suất đáp ứng phù hợp nhu cầu sao chụp của Quý khách.

Công suất của máy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao thì công suất máy càng cao. Dựa vào đặc điểm đó, chúng tôi tạm chia thành 4 loại sau:

  Xác định loại máy photocopy

Có rất nhiều loại máy photocopy khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Điều này giúp chúng ta sử dụng máy hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.

Máy photocopy chia làm các loại sau đây:

Loại máy	Tư vấn
Máy photocopy laser trắng đen	Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3.   Tham khảo thêm:      Máy Photocopy Ricoh    Máy Photocopy Canon    Máy Photocopy Toshiba
Máy photocopy laser trắng đen khổ A4	Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photocopy A3.   Nếu sử dụng không nhiều thì chọn Máy Photocopy Mini Trắng Đen, Máy Photocopy Mini Màu Đa Chức Năng (One in All), giá cả lại cực thấp mà lại có nhiều chức năng.
Máy Photocopy hàng trưng bày	Tương đương máy mới nhưng giá giảm 50% so với máy mới.
Máy Photocopy nhập khẩu,  đã qua sử dụng	Máy photocopy nhập khẩu trực tiếp từ Châu Mỹ, Châu Âu, mới 95%, máy đã qua sử dụng vừa hết bảo hành ở nước ngoài, chưa sử dụng tại Việt Nam, chất lượng máy của Mỹ nên chất lượng máy không thua gì mua máy mới. Giá giảm 70% - 90% so với mua máy mới.   Tham khảo thêm:        Máy photocopy Toshiba    Máy Photocopy Ricoh    Máy Photocopy giá rẻ    Máy Photocopy đời giá rẻ (2013)    Cách chọn máy photocopy dùng mở dịch vụ photocopy     Cách chọn mua một máy photocopy cũ đã qua sử dụng    Chọn mua máy photocopy mới hay máy photocopy đã qua sử dụng?
Máy Photocopy siêu tốc (Report)	Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ 1 bản gốc nhưng sao chụp số lượng lớn bản sao. Tốc độ sao chụp rất cao, có thể lên đến 120 bản/phút.
Máy Photocopy khổ A0	Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng
Máy Photocopy Laser Màu	Chi phí mua máy rất cao và phải có giấy phép trước khi sử dụng

   Xác định các chức năng kèm theo máy photocopy

Hiện nay, máy photocopy kỹ thuật số tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.

Một số loại máy có sẵn đầy đủ các tính năng ngay từ đầu hoặc gắn thêm với giá rất rẻ. Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp Quý Khách tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.

Ví dụ:

• Máy photocopy có chức năng photo và in ngay từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in.
  
  
• Quý khách có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy có chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực in lại rất mắc so với mực photocopy).
  
  
• Nhưng nếu quý khách chỉ cần chức năng photo thì chỉ nên mua máy có 01 chức năng photo để tiết kiệm chi phí.

Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:

   Chi phí mua máy photocopy

Nếu công ty lớn, có nguồn tài chính dồi dào thì việc bỏ kinh phí mua máy photocopy sẽ không thành vấn đề, chủ yếu là chất lượng và đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng. Thì đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả  là một vấn đề lớn.

Vì vậy khi tính đến việc mua sắm Quý Khách cần xem xét, so sánh tính năng và giá cả của các hãng sản xuất, cân nhắc chọn lựa các loại máy, chức năng kèm theo máy, cũng như giữa máy mới và máy đã qua sữ dụng.

Hãng càng nỗi tiếng thì giá máy càng cao, có thể sắp các Hãng Photocopy như sau: Ricoh, Canon, Toshiba, Fuji Xerox, Konica Minolta, Gestetner, Kyocera, Sharp …

Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.000 USD – 2.000 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 -45 bản/phút giá cả dao động từ 3.000 USD – 10.000 USD.

Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, hoặc nếu có thì cũng rất hạn chế, nếu cần thì phải mua thêm.

Bên cạnh đó, trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao, đã qua sử dụng, tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ  dao động khoảng trên dưới 1.000 USD. Các dòng máy này thường đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan … chất lượng bản chụp cũng rất sắc nét, bạn có thể trực tiếp đến các nơi bán để tham khảo cụ thể.